一つにまとめておく物

自分のスケジュールは所員の皆が見えるように
サイボウズOfficeを使って記入しています。

以前は、用件と時間を
記入していただけなんですが

最近は、メモ欄に
関連情報をリンクさせるように
しています。

例えば「〇日　〇時から　〇〇で会食」
というタイトルだけでなく、

メモ欄に、行く場所の住所をコピペして
入れておいたり
簡単な経路等のメモをしています。

新幹線の時間や車両番号、シートの位置等も
その場でメモします。

それをやるようになったのは
いざ当日にその場所に向かう時に
過去のメールを探したり

メモのつもりで撮った写真を
結局は探すのに時間がとられていることに
気付いたから・・・

時間を取られるといっても
数分なんですが
これが結構大きい・・・

後で確実に確認する必要のある事項は
その時にメモすることで
時間の短縮になります。

ただ、そうであっても・・・

後で使うかどうか分からない情報まで
律儀に入れておこうとすると
却って時間が取られます。

例えば私の場合だと
年金相談者の相談内容の書類をスキャンして
年月別に保管しておけば
あとはデータベースに入力しておくのは
検索項目として必要なものだけです。

名前、生年月日、相談場所、相談日
程度を入力していました。

せいぜい検索するワードって
その辺りに限られますから

あとで探すことが
事前に分かっているものは
一つにまとめておくことですね。

 

 

 

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